หลายธุรกิจ โดยเฉพาะ SME ที่เพิ่งเริ่มต้น มักสั่งพิมพ์เล่มบิลหรือใบเสร็จตามความเคยชิน โดยไม่รู้ว่าเอกสารที่ใช้อยู่นั้น "ขาดข้อมูลบังคับ" ตามกฎหมาย ซึ่งอาจมีปัญหาตอนสรรพากรตรวจ หรือลูกค้าเอาไปใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีไม่ได้
บทความนี้สรุปให้เห็นภาพชัดๆ ว่าเอกสารแต่ละแบบต่างกันอย่างไร และแต่ละแบบต้องมีข้อมูลอะไรบ้างถึงจะถูกต้อง
ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน บิลเงินสด ต่างกันตรงไหน
ทั้ง 3 อย่างนี้คนมักใช้ปนกัน แต่จริงๆ มีสถานะทางกฎหมายไม่เหมือนกัน
ใบกำกับภาษี : ออกได้เฉพาะกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้วเท่านั้น เป็นหลักฐานว่าเก็บ VAT จากลูกค้าไปแล้ว ต้องออกทันทีที่ส่งมอบสินค้า/บริการ แม้ยังไม่ได้รับเงินก็ตาม
ใบเสร็จรับเงิน : ออกเมื่อ "ได้รับเงินแล้ว" ใช้เป็นหลักฐานทางบัญชี ยื่นภาษีได้ กิจการที่ไม่ได้จด VAT ก็ออกได้ (ไม่ต้องระบุ VAT)
บิลเงินสด : เอกสารรับเงินที่ไม่เป็นทางการเท่าใบเสร็จรับเงิน มักเขียนด้วยลายมือ ความน่าเชื่อถือต่ำกว่า และโดยทั่วไปสรรพากรไม่ยอมรับเป็นหลักฐานภาษี เว้นแต่จะระบุครบตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด
ธุรกิจส่วนใหญ่ที่หน้าร้าน ร้านอาหาร หรือธุรกิจบริการทั่วไป มักใช้ "ใบเสร็จรับเงิน/บิลเงินสด" ควบคู่กัน ส่วนธุรกิจที่จด VAT แล้วจะต้องมี "ใบกำกับภาษี" เพิ่มด้วย
ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ต้องมีอะไรบ้าง
ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร ใบกำกับภาษีเต็มรูปต้องมีสาระสำคัญครบทั้ง 8 ข้อนี้ ขาดข้อใดข้อหนึ่งถือว่าไม่สมบูรณ์
- คำว่า "ใบกำกับภาษี" ระบุไว้ในที่เห็นชัดเจน
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออกใบกำกับภาษี
- ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี (และเลขที่เล่ม ถ้ามี)
- ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้า/บริการ
- จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม แยกออกจากมูลค่าสินค้า/บริการให้ชัดเจน
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
- ข้อความอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด
จุดที่คนมักเข้าใจผิด: ใบกำกับภาษีไม่จำเป็นต้องมีลายเซ็นเสมอไป กฎหมายไม่ได้บังคับว่าต้องเซ็นด้วยปากกาเท่านั้น สแกนลายเซ็นหรือไม่มีเลยก็ได้ ถ้ารายการทั้ง 8 ข้อครบ ก็ถือว่าใช้ได้
อีกจุดที่พลาดบ่อยคือใส่ชื่อผู้ซื้อว่า "สด" หรือ "ไม่ระบุ" ซึ่งทำแบบนี้ไม่ได้ในใบกำกับภาษีเต็มรูป ถ้าลูกค้าไม่สะดวกให้ชื่อ ให้ใช้ "ใบกำกับภาษีอย่างย่อ" แทน
ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใช้เมื่อไหร่
เป็นแบบที่พบได้ทั่วไปตามร้านค้าปลีกหรือห้างที่จด VAT แล้ว จุดต่างจากแบบเต็มรูปคือ ไม่ต้องระบุชื่อ-ที่อยู่ผู้ซื้อ เหมาะกับกิจการขายปลีกที่ขายให้ผู้บริโภคทั่วไปจำนวนมาก ไม่สะดวกขอชื่อลูกค้าทุกครั้ง
ใบเสร็จรับเงิน ต้องมีอะไรบ้าง
สำหรับกิจการที่ไม่ได้จด VAT หรือใช้คู่กับใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องควรมีข้อมูลดังนี้
- ชื่อหรือโลโก้ของผู้ออกใบเสร็จ
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี (บุคคลธรรมดาใช้เลขบัตรประชาชนได้)
- เลขที่ใบเสร็จ และเลขที่เล่ม (ถ้ามี)
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบเสร็จ
- รายละเอียดสินค้า/บริการ และราคา
- จำนวนเงินที่ได้รับ
กฎหมายกำหนดว่า ต้องออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่มีการซื้อขายตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป ไม่ว่าลูกค้าจะขอหรือไม่ก็ตาม
บิลเงินสด เขียนเองได้ไหม ใช้แทนกันได้หรือเปล่า
เขียนเองด้วยลายมือได้ แต่ควรระบุให้ครบ: ชื่อ-ที่อยู่-เลขผู้เสียภาษีของผู้ขาย, รายละเอียดผู้ซื้อ, รายการสินค้า/บริการ, จำนวนเงิน และลายมือชื่อผู้รับ-ผู้จ่ายเงิน หากขาดข้อมูลเหล่านี้ ความน่าเชื่อถือจะต่ำ นำไปใช้เป็นหลักฐานทางภาษีหรือเบิกค่าใช้จ่ายได้ยาก
ธุรกิจที่เริ่มมีขนาดใหญ่ขึ้น หรือมีความซับซ้อนทางภาษีมากขึ้น แนะนำให้เปลี่ยนมาใช้ "ใบเสร็จรับเงิน" แบบพิมพ์ที่ระบุข้อมูลครบถ้วนแทนบิลเงินสด จะน่าเชื่อถือกว่าและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายกว่า
ไม่ออกใบเสร็จให้ลูกค้า มีความผิดไหม
"มี" : ตามมาตรา 127 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร ผู้ประกอบการที่ไม่ออกใบเสร็จรับเงินเมื่อได้รับเงินจากการขายสินค้าหรือบริการ มีโทษปรับหรือจำคุก ดังนั้นการมีเล่มบิล-ใบเสร็จที่ถูกต้องพร้อมใช้งาน ไม่ใช่แค่เรื่องความเป็นระเบียบ แต่เป็นข้อบังคับทางกฎหมาย
เรื่องที่ธุรกิจมักพลาดตอนสั่งพิมพ์เล่มบิล-ใบเสร็จ
- ไม่ทำเลขที่เอกสารแบบรันต่อเนื่อง ทำให้ตรวจสอบย้อนหลังยาก และดูไม่น่าเชื่อถือ
- ลืมใส่เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของกิจการไว้บนหัวบิล ต้องเขียนเพิ่มทุกใบ
- ไม่ทำสำเนา (สำเนาคาร์บอนหรือกระดาษไร้คาร์บอน) ทำให้ไม่มีต้นขั้วเก็บไว้ตรวจสอบ
- ใช้แบบฟอร์มเดียวกันทั้งที่กิจการจด VAT แล้ว ทำให้ต้องเขียน VAT เพิ่มเองทุกครั้ง เสี่ยงคำนวณผิด
จุดเหล่านี้แก้ได้ตั้งแต่ขั้นตอนออกแบบและสั่งพิมพ์ ไม่ต้องแก้ทีหลัง
สรุป
ไม่ว่าจะเป็นใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน หรือบิลเงินสด แต่ละแบบมีข้อมูลบังคับที่ต้องมีตามกฎหมาย ธุรกิจที่ออกเอกสารไม่ครบไม่ใช่แค่เสี่ยงเรื่องภาษี แต่ยังทำให้ลูกค้าไม่มั่นใจในความเป็นมืออาชีพด้วย การสั่งพิมพ์เล่มบิล-ใบเสร็จที่ออกแบบมาให้ครบทุกช่องข้อมูล มีเลขที่รันต่อเนื่อง และมีสำเนาต้นขั้ว จึงเป็นการลงทุนเล็กๆ ที่ช่วยประหยัดปัญหาในระยะยาวได้มาก
แนะนำว่าเพื่อคอนเฟิร์มความถูกต้องให้ปรึกษานักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีก่อนตัดสินใจ
